Le risorse umane in azienda hanno un ruolo sempre più importante, che coincide con un incremento dei loro compiti. A questo si aggiunge il fatto che la legislazione relativa al lavoro si sta complicando in maniera importante, con continue modifiche e aggiornamenti sostanziali che devono essere conosciuti e approfonditi al fine di non fare errori e di non rallentare troppo il lavoro dell’ufficio HR, soprattutto quando si parla di elaborazione paghe.
La risposta all’esigenza di gestire il payroll in modo efficiente e senza errori è sicuramente un software paghe. Ma non tutte le aziende hanno già compreso quanto questo strumento sia efficace per loro, spesso per timori legati al costo del servizio e alla convinzione che “dopotutto basta un po’ di lavoro in più e si fanno anche le buste paga”.
In realtà però queste due convinzioni sono errate, in primo luogo perché il costo di affidare in outsourcing la gestione delle buste paga verrà ripagato da una maggiore produttività dell’ufficio HR aziendale su tutti gli altri suoi compiti, e in secondo luogo perché, nel caso in cui l’elaborazione dei cedolini comportasse un superlavoro per il team HR, questo potrebbe comportare un aumento della percentuale di errore. E purtroppo gli errori in busta paga sono spesso fonte di malumore interno all’azienda, col rischio di compromettere l’atmosfera di lavoro.
Quali sono, quindi, i vantaggi di affidare in outsourcing la gestione delle buste paga?
Sono diversi e tutti molto importanti, vediamoli insieme.
- Chi si occupa delle paghe in azienda deve anche seguire altre attività: affidare ad esterni il servizio di elaborazione paghe consente di concentrarsi sulle proprie attività principali, avendo allo stesso tempo la sicurezza di ricevere i cedolini corretti nei tempi stabiliti.
- Si vuole ottimizzare i tempi dell’elaborazione delle buste paga: soprattutto se i dipendenti dell’azienda sono molti, un software paghe semplifica enormemente il lavoro dei responsabili delle paghe e assicura di rispettare le scadenze.
- Si vuole garantire una maggiore sicurezza al proprio lavoro: la gestione in outsourcing delle buste paga assicura una conservazione dei dati aziendali che rispetta le norme della privacy.
- Si vuole risparmiare sull’acquisto di un software aziendale: lo studio professionale che si occupa del servizio paghe metterà a disposizione dell’azienda le funzionalità del programma o della suite di programmi con cui lavora lui stesso.
- Si vuole essere certi di non perdere neanche un aggiornamento della normativa: scegliere uno studio professionale che si appoggia a una suite di servizi solida significa avere al proprio servizio un intero team specializzato, in grado di mantenere l’azienda sempre aggiornata (magari anche con dei programmi di formazione dedicati) su tutto quello che è necessario sapere relativamente alla disciplina delle buste paga.
- Si vuole avere a disposizione dati aggiornati in tempo reale relativi ai dipendenti: l’archiviazione corretta di tutti i dati necessari all’elaborazione dei cedolini è essenziale per il funzionamento del software paghe, quindi l’azienda potrà in qualunque momento richiedere di esportare le anagrafiche o altro di suo interesse. E in accordo con lo studio professionale potrebbe anche avere l’opportunità di ricavare questi dati in autonomia, per la massima trasparenza.
In breve, affidare in outsourcing la gestione dei cedolini è una scelta che consente all’azienda non solo di risparmiare tempo da dedicare ad altre attività ma anche di assicurarsi l’assistenza di un partner esperto e in grado di metterla al riparo da problemi, errori, ritardi. Tutto questo con l’utilizzo di software sempre più intuitivi, pensati per la massima condivisione dei dati tra studio professionale e impresa.
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