Un rilevatore di presenze digitale è davvero utile?
Non lo fanno solo le grandi aziende e le multinazionali: la “timbratura del cartellino” è una pratica che coinvolge le imprese di ogni tipo e che facilita anche il lavoro degli studi professionali. Questo perché ovviamente la rilevazione delle presenze in azienda o in ufficio è fondamentale per procedere alla corretta gestione delle buste paga, oltre che per organizzare al meglio il lavoro di tutti.
Se un tempo il famoso cartellino veniva timbrato manualmente dal personale, oggi sempre più imprese scelgono di passare alla rilevazione digitale delle presenze. Ma è davvero utile e vantaggioso optare per un sistema di questo tipo?
La risposta è sì, per un sacco di buoni motivi. Vediamoli insieme.
Una sicurezza in più
Innanzitutto, affidarsi a sistema digitale di rilevazione delle presenze consente di garantire al dipendente una maggiore precisione nella raccolta dei dati relativi alla sua presenza sul luogo di lavoro. Dall’altro lato, consente anche di assicurare all’azienda e allo studio professionale che ne gestisce le buste paga di avere sempre sotto controllo le presenze del personale in pochi click, senza dover accedere ad archivi da controllare manualmente: in questo modo, il rapporto col dipendente è più trasparente e si presta a minori possibilità di controversie.
Inoltre utilizzare un sistema di rilevazione presenze digitale consente a chi si occupa dell’elaborazione delle buste paga di fare meno errori rispetto all’inserimento manuale, e di conseguenza di perdere meno tempo a ricontrollare i dati, confrontarli e rettificare in caso di discrepanze o di dimenticanze. Senza dimenticare che ogni errore nelle buste paga può generare incomprensioni e minare il rapporto con i dipendenti, cosa che rischia di avere delle ripercussioni sulla qualità del lavoro.
Organizzazione al top
Utilizzare un sistema per rilevare le presenze che sia disponibile magari con una pratica app scaricabile sul telefonino del dipendente consente anche di migliorare l’organizzazione del lavoro in azienda.
Basti pensare ad esempio alla gestione dello smart working o di chi lavora in esterno, magari in un cantiere: con pochi semplici tap sullo schermo del proprio device sarà possibile comunicare ai responsabili delle risorse umane tutti i dati relativi alla presenza anche senza essere fisicamente in azienda.
Dai report generati grazie all’app sarà poi facile monitorare la situazione di ferie e permessi, oppure gestire con maggiore efficienza i piani per le vacanze del personale e per i turni.
Tenere sempre sotto controllo le presenze può anche aiutare l’azienda a prendere delle decisioni organizzative, rivedendo ad esempio alcuni orari di lavoro grazie a dati concreti e non sulla base di ipotesi.
E la privacy?
Manca ancora una normativa europea di riferimento per la rilevazione digitale delle presenze, ma il Jobs Act prevede l’eventualità dell’utilizzo a fini disciplinari dei dati relativi alla rilevazione delle presenze. Questo però solo a patto che in azienda o in studio siano installati strumenti che rispettino la privacy.
È quindi necessario informare il dipendente relativamente allo strumento che si sceglie di utilizzare per rilevare le presenze, e raccogliere i dati solo in ambito lavorativo. La privacy del lavoratore deve essere tutelata, nel rispetto del diritto del datore di lavoro a verificare la presenza del dipendente.
Non solo presenze: ci sono soluzioni che offrono molto di più
Studio Centro ha creato RILEVO, un sistema semplice e intuitivo per la rilevazione delle presenze. È fruibile via web e completamente integrato con la suite paghe per l’importazione dei movimenti mensili e l’aggiornamento delle anagrafiche dei dipendenti.
RILEVO prevede anche il rilascio di una pratica app mobile al personale dipendente. Tramite questa app è possibile non solo procedere alla timbratura in modo smart, ma anche usufruire di servizi come:
– accesso a cedolino e CU
– richiesta autorizzazioni (ferie, permessi, smart working…)
– accesso al sistema di interscambio documenti aziendale
– gestione delle note spese e tante altre utility
Con RILEVO, Studio Centro offre un ulteriore strumento per rendere più semplice il lavoro di studi professionali e aziende, nato dall’ascolto attento delle loro esigenze.
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